Компания "Аверина Наталья Анатольевна"
Кадровое агентство Averina.agency открывает конкурс на вакансию АССИСТЕНТ РУКОВОДИТЕЛЯ удаленно.
Обязанности:
Административная поддержка:
- Управление расписанием: Организация и координация встреч, совещаний и деловых поездок руководителей. Обеспечение соблюдения графика и напоминание о важных событиях.
- Координация встреч и совещаний: Подготовка и ведение протоколов встреч, сбор необходимой информации к совещаниям и контроль выполнения задач командой.
Управление документацией:
- Подготовка документов: Составление и редактирование отчетов, презентаций, писем и других деловых документов.
- Ведение базы знаний и библиотеки: разработка регламентов, инструкций, сбор информации и систематизация, ознакомление сотрудников с инструкциями, контроль исполнения, актуализация информации.
- Контроль сроков: Отслеживание сроков выполнения задач и проектов, напоминание руководителю о предстоящих дедлайнах.
Коммуникация:
- Взаимодействие с клиентами и партнерами: Организация и координация общения между руководителем и внешними контактами, включая клиентов, партнеров и поставщиков, подготовка документов, сбор дебиторской задолженности, поиск поставщиков услуг.
- Обработка запросов: Ответ на звонки и электронные письма, решение общих вопросов и передача важных сообщений руководителю.
- Сбор обратной связи: обзвон клиентов, сбор обратной связи на предмет оценки качества услуг, повышения качества обслуживания.
Финансовые задачи:
- Управление расходами: Контроль за расходами, оформление заявок на различные расходы и прочие финансовые документы. Сбор информации по начислениям KPI сотрудников, проверка достоверности.
- Бюджетирование: Подготовка отчетов по расходам и помощь в составлении бюджета.
Организация мероприятий, поездок:
- Планирование и проведение мероприятий: Организация корпоративных событий, встреч, семинаров и тренингов.
- Координация с поставщиками: Работа с внешними поставщиками услуг, такими как кейтеринг, аренда помещений и оборудования.
- Организация поездок: поиск бронирование билетов, гостиниц и пр. Поддержка во время поездок. Обеспечение бесперебойного общения и предоставление необходимой информации в поездке.
Личное сопровождение:
- Выполнение личных поручений руководителей, таких как бронирование ресторанов, покупка подарков, поиск дизайнера интерьера и другие частные задачи.
Требования:
- Опыт работы на аналогичной должности не менее 1 года;
- Высшее законченное образование;
- Умение работать в режиме многозадачности с двумя руководителями удаленно (возможно работа в битрикс24 - ведение задач и проектов);
- Умение собирать информацию, систематизировать ее и выдавать в доступном виде;
- Исполнительность, дисциплина.
Условия: - Официальное трудоустройство;
- 100% удаленная работа;
- Развитие: участие в решении бизнес задач, позволяющих расширять кругозор и насмотренность;
- Возможность карьерного роста до бизнес-ассистента, заместителя руководителя.