Офис-менеджер

1С 8.2 торговля склад, кассовая отчетность (ведение кассы, ЖКО, возвраты и т.д., документооборот офиса, работа с поставщиками услуг (аренда, связь, и т.д.), ведение табеля учета рабочего времени, прием /увольнение оформление сотрудников, ведение деловой переписки через интернет и по почте. Ведение отчетности в word и еxсel.
Мой трудовой день начинается с заполнения табеля рабочего времени. Затем отправляю табель в соответствии с распоряжением по электронной почте.
В мои ежедневные обязанности также входит организационное и документационное обеспечение деятельности офиса, все изменения, дополнения, уточнения по работе с программой 1С, приказы и/или распоряжения, которые приходят из Москвы и довожу до сведения всех сотрудников офиса, в том числе сервис-инженера и кладовщика.
Так же выполняю функции секретаря руководителя ОСП г. Новосибирска, выполняю поручения различного характера, обзвон клиентской базы, поиск необходимой информации в интернете о клиентах, составление отчетности по выполненной работе.
А также приём документов и личных заявлений на подпись руководителя ОПС г. Новосибирска.
Фиксирование оттиска гербовой печати на товарных, товаро-транспортных документах, актах от поставщиков услуг, полученных по почте или от курьера.
Приходящие от специалиста по КПД приказы, распоряжения распечатываю и отдаю на подпись лицам, которым они адресованы, в том числе ознакомление сотрудников компании об изменениях принятых внутри компании касаемо трудовых отношений, а так же произвожу регистрацию, хранение, формирование дел сотрудников до отправления документов в московский офис компании.
Каждый день работаю с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения, электронная почта): приём, передача адресату, учёт, хранение; распечатывание приказов, распоряжений, а так же накладных отгрузки, счетов фактур;
Консультирую клиентов по телефону; произвожу получения корреспонденции по почтовому и фактическому адресу, в том числе совершаю отправку писем по почте, заказ курьера (один раз в месяц) для отправки документов компании в головной офис.
Работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения, электронные письма) – подготовка документов к отправке, формирование ответов исходящих писем и обособленного структурного подразделения; отправление срочных писем.
Работа с транспортными компаниями принимающими и доставляющими в ОСП г. Новосибирска грузы: отслеживание получение от них документов (счетов, актов и счетов фактур, товаро-транспортных), оповещение о сроках хранения грузов на складах транспортных компаний. Так же оформляю доверенности на получение посылок и др. материальных ценностей для подписания руководителем ОСП г. Новосибирска.

Сбор, сканирование и формирование пакета документов для отправки в головной офис компании (договоров с покупателями и продавцами, накладных на реализацию, актов выполненных услуг, накладных и счёт-фактур от поставщиков, накладных торг-12 и счёт-фактур на возврат покупателю; товарные накладные на перемещение ТМЦ из центрального офиса, акты инвентаризации с подписями и печатями; оригиналы Z-отчетов, выписки и квитанции из банка, копии журнала кассира операциониста; документы от подотчётных лиц для составления авансовых отчетов, документы, относящиеся к командировкам, иные документы для передачи в бухгалтерию и центральный офис) осуществляется в течении всего рабочего дня по мере поступления и подписание документов. По запросу бухгалтерии предоставляю эти документы в то же день в сканированном виде на электронную почту бухгалтеру.
Формирование актов сверок в программе 1с раз в квартал, также при окончании сотрудничества с покупателем (нулевой акт сверки), не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным и направление их по электронной почте клиентам других городов, распечатывание и направление их почтой при необходимости, а также передача менеджерам закрепленным за клиентами для подписания актов сверок.
По поручению руководителя ОСП выполнение копировально-множительные работы и распечатываю необходимые инструкции для аппаратов, бланки для сервис-центра.
По поручению руководителя ОСП готовлю проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности офиса в целом.
По поручению руководителя ОСП печатаю служебные материалы, веду учет информации в различных формах (в электронном и бумажном виде);
Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, передача информации для тех сотрудников, которым она предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для руководителя информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения сотрудников.
Организация встречи посетителей и гостей офиса.
Заказываю авиа- и железнодорожные билеты, бронирую гостиницы по необходимости для менеджеров, руководителя или других сотрудников компании направленных в командировку.
Обеспечиваю жизнедеятельность офиса: заказ воды по мере необходимости, заказ канцелярии по мере необходимости, оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей, другим поставщикам услуг (интернет, телефония, заправка картриджа, газпромнефть, курьерская служба).
Организация и контроль за соблюдением сотрудниками инструкции по безопасности и режима работы, установленными головным офисом компании и арендодателями.
Работа с кассой: осуществление и обеспечение правильного оформления операций приема, выдачи, учета и хранения ценных бумаг, включая денежные знаки.
Ведение кассовой книги на основании учета приходно-расходной документации, а также контроль над наличными средствами и постоянная сверка записей в документах с реальным состоянием кассы, составление кассовой отчетности по данным документам.
Раз в месяц до пятого числа присылать оригиналы почтой все кассовые и товарные чеки, оплаченные средствами, выданными под отчёт, оригиналы Z-отчётов, квитанции о сдачи наличных, копию журнала кассира-операциониста вместе с другими документами.
Урегулирую решение технических проблем связанных с программой 1с, интернетом и телефонией в начале с системным администратором и программистом 1с, а в последствии, если проблема не решена, обращение к поставщикам услуг, в том числе в письменном виде и по телефону для устранения неполадок в кратчайшие сроки.