Менеджер административно-финансового отдела

1. Таможенное оформление и работа с учреждениями/ведомствами:
делопроизводство на русском и немецком языках в отношении аккредитации и получения разрешения на пребывание для немецких сотрудников и иностранных гостей (деятелей искусства, референтов);
хождение по делам в учреждения / ведомства;
содействие в вопросах таможенного оформления грузов.

2. Финансовый менеджмент:
расчет зарплаты для преподавателей курсов немецкого языка;
подготовка платежных поручений для банковских переводов;
перевод счетов, квитанций и договоров на немецкий / русский языки;
ведение кассы расходов административно-хозяйственного отдела.

3. Финансовая бухгалтерия, командировочные:
подготовка сопроводительных документов для бухгалтерской проводки;
бухгалтерские проводки в программе SAP;
расчет командировочных для сотрудников.

4. Офисные функции / административно-хозяйственная деятельность:
переговоры / контакт с фирмами в рамках тендерных закупок / проектов, сравнение предложений, оформление сопровождающих документов;
закупки чистящих средств, средств гигиены и канцелярских товаров для нужд института и сотрудников;
осуществление контроля и ухода за техническими приборами и мультимедийным оборудованием, мелкий ремонт;
переговоры / контакт с фирмами при покупке техники, ее обслуживании и ремонте;
ведение и координация графика работы конференц-зала;
ведение и координация графика водителя;
организация и сопровождение ремонтных работ в помещениях института;
мониторинг состояния помещений, электрического, сантехнического оборудования;
переговоры / контакт с арендодателем;
противопожарная безопасность.

- общение с иностранными клиентами;
- поиск новых клиентов при помощи on-line бирж;
- заключение договоров по перевозке грузов из Западной Европы;
- подготовка необходимой документации для экспедиции;
- информационное обеспечение и сопровождение перевозок.