Офис-менеджер (сотрудник ресепшен)

Компания "Deloitte"

Что ты будешь делать в этой роли:

Тебя ждет интересная и динамичная работа, построенная главным образом на общении с людьми. Тебе предстоит координировать визиты посетителей, обрабатывать внешние и внутренние звонки, помогать сотрудникам решать различные вопросы и взаимодействовать с поставщиками. В твои задачи также будет входить подготовка разного рода отчетов. Работа в ДРТ — это уверенный старт твоей карьеры!

О подразделении:

Департамент по обслуживанию внутренних клиентов обеспечивает поддержку основных направлений деятельности нашей компании. Подбор персонала и обучение сотрудников, финансовый и бухгалтерский учет, развитие бренда и бизнеса, ИТ-поддержка пользователей — вот далеко не полный перечень функций, которые выполняют команды различных подразделений департамента. Здесь работают специалисты, которые хорошо понимают потребности нашего бизнеса и готовы решать как текущие, так и самые нетривиальные задачи.

Обязанности:

• прием внешних и внутренних телефонных звонков, фиксирование и передача служебной информации руководителю и сотрудникам компании;

• встреча посетителей (выяснение целей визита, вызов соответствующего контактного лица ― сотрудника компании), выдача временных пропусков сотрудникам;

• обеспечение документооборота: оформление входящей и исходящей корреспонденции, в том числе прием, регистрация, учет, хранение, отправление писем;

• взаимодействие с представителями арендодателя, управляющей компанией бизнес-центра по вопросам эксплуатации офиса;

• контроль за состоянием офиса (мониторинг состояния офисных инженерных коммуникаций и решение текущих технических проблем путем привлечения технического персонала управляющей компании бизнес-центра, контроль за работой клининговой службы и службы по озеленению);

• оформление и мониторинг оплаты счетов от поставщиков компании, включая контроль за предоставлением закрывающих документов;

• организация обеспечения офиса канцелярскими товарами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса;

• заказ услуги конфиденциального уничтожения бумажных носителей информации;

• вызов специалистов при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;

• помощь в организации и проведении внешних и внутренних корпоративных мероприятий, тренингов;

• содействие работникам офиса в разрешении возникающих в ходе работы вопросов (в случае необходимости заполнение за сотрудника табеля учета рабочего времени, оформление авансового отчета и т. д.);

Требования к кандидатам:

• Высшее образование или обучение на последних курсах вуза с возможностью работать на полную занятость
• Уверенный уровень владения программами пакета Microsoft Office
• Хорошие навыки устного общения и ведения переписки на русском языке
• Высокие организаторские способности и внимательность

Что мы предлагаем:

• Достойное вознаграждение и прозрачную систему карьерного и профессионального роста
• Комплексную программу страхования сотрудников
• Обучение и развитие
• Программы поощрения сотрудников
• Возможность работать по гибкому графику

• Комплексную программу корпоративных скидок