Руководитель административного отдела

-Организация работы административного отдела с нуля
-Систематизация работы отдела, написание и внедрение регламентирующих инструкций, процедур (организация командировок, правила работы ресепшен)
-Контроль сотрудников ресепшен в части обеспечения жизнедеятельности офиса (заказ билетов, гостиниц, такси, обеспечение офиса и магазинов расходными материалами, отправка почты, экспресс-почты, обеспечение порядка в офисе, прием посетителей)
-Ведение табеля учета рабочего времени своего отдела и администрации.
-Поиск и подбор персонала для своего отдела, участие в разработке системы адаптации для новых сотрудников и топ-менеджеров компании.
-Анализ рынка поставщиков
-Ведение переговоров с поставщиками услуг, контроль соблюдения условий.
-Бюджетирование затрат подразделения и контроль расхода денежных средств.
-Ежемесячное составление лимитов расходов денежных средств на месяц, внесение данных в 1С:предприятие
-Административная поддержка всех сотрудников офиса
-Организация совещаний ГД и топ-менеджеров
-Обеспечение рабочего места ГД всеми необходимыми средствами.
-Составление и планирование графика рабочего дня ГД
-Выполнение поручений ГД
- Участие в проведении праздников.
- Организация деловых встреч и мероприятий.
- Контроль над правильностью составления документов, поступающих на подпись руководителя.

Достижения:
- Систематизирована работа отдела.
- Унифицированы процессы по обеспечению работы офиса и подразделений.
- Достигнута высокая экономия и качественный уровень предоставления услуг с Поставщиками административного отдела

административно-хозяйственное обеспечение офиса;
обеспечение офиса канцелярией, водой, взаимодействие с поставщиками услуг.
• обработка входящих писем
• заказ билетов, гостиниц, визы, оформление командировочных;
• прием и распределение телефонных звонков;
• получение и отправка корреспонденции.
Поддержание порядка в офисе и кабинете руководителя
Работа с документами (копирование, сканирование), написание авансовых отчетов.
• Отправка заказной корреспонденции, работа с экспресс-курьерами.
● формирование табелей рабочего времени
●составление и подписание приказов и распоряжений
●обеспечение документооборота

1.Организация служебных командировок в части поиска, бронирования и оформления авиа- и железнодорожных билетов, а также бронирования гостиниц по заявкам сотрудников компании.
2.Взаимодействие с агентствами по продаже билетов и бронированию гостиниц.
3.Первичная бухгалтерия (подготовка и отслеживание платежных документов, отслеживание задолженностей и своевременное их устранение)
4.Организация трансферов по заявкам сотрудников компании
5.Оформление виз
6.Документооборот

1.прием, обработка и отправка документов в консульства
2.работа с клиентами, консультирование по телефону
3.работа с кассой (1С)(отчетность, инкасация)
4.работа с консульствами
5.Работа с турфирмами
6.Проведение семинаров и презентаций для турфирм
7.Отчетность